Webshop für Vereine und Organisationen – automatische Lager- und Zahlungsverwaltung in Sportmember

Lagerbestände und Zahlungen manuell zu verfolgen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit dem Sportmember-Webshop werden sowohl Lagerverwaltung als auch Zahlungsabwicklung automatisiert. Wenn ein Produkt verkauft wird, aktualisiert sich der Bestand sofort, und die Zahlung wird automatisch registriert – ohne dass Sie etwas tun müssen.

Was ist automatische Lagerverwaltung?

Automatische Lagerverwaltung bedeutet, dass das System selbst verfolgt, wie viele Artikel Sie auf Lager haben. Wenn ein Kunde ein Produkt kauft, wird es automatisch vom Bestand abgezogen. Wenn der Bestand null erreicht, kann das Produkt nicht mehr gekauft werden.

Dies eliminiert das Risiko von Überverkäufen – die Situation, in der Sie mehr Produkte verkaufen, als Sie auf Lager haben. Bei manueller Verwaltung kann es leicht passieren, dass zwei Kunden gleichzeitig das letzte Trikot kaufen und Sie mit einem Problem dastehen. Mit automatischer Lagerverwaltung ist das unmöglich.

Wie funktioniert die Lagerverwaltung?

Die Lagerverwaltung funktioniert in Echtzeit mit folgendem Prozess:

1. Sie geben den Anfangsbestand an: Wenn Sie ein Produkt erstellen, geben Sie ein, wie viele Sie auf Lager haben
2. System zieht beim Verkauf ab: Jedes Mal, wenn eine Bestellung abgeschlossen wird, wird die Menge vom Bestand abgezogen
3. Ausverkaufte Produkte werden gesperrt: Wenn der Bestand null erreicht, wird das Produkt als ausverkauft angezeigt
4. Sie können auffüllen: Wenn Sie neue Artikel erhalten, aktualisieren Sie den Bestand manuell

Für Produkte mit Varianten (Größen, Farben) wird der Bestand pro Variante verwaltet. Sie können 10 Stück in Größe M und 0 in Größe XL haben – Kunden können weiterhin M kaufen, während XL als ausverkauft angezeigt wird.

Was ist automatische Zahlungsabwicklung?

Automatische Zahlungsabwicklung bedeutet, dass Zahlungen ohne manuellen Aufwand registriert werden. Wenn ein Kunde bezahlt, wird die Bestellung sofort als bezahlt markiert, und Sie müssen keine Banküberweisungen prüfen oder Zahlungen mit Bestellungen abgleichen.

Das System übernimmt den gesamten Prozess: Zahlungsautorisierung, Verifizierung, Registrierung und Bestätigung an den Kunden. Sie erhalten einfach eine Benachrichtigung, dass eine neue bezahlte Bestellung eingegangen ist.

Wie funktioniert die Zahlungsautomatisierung?

Der Zahlungsprozess ist vollständig automatisiert:

1. Kunde wählt Zahlungsmethode: Kreditkarte oder lokale Zahlungsoptionen
2. Zahlung wird autorisiert: Zahlungsanbieter verifiziert die Karte/das Konto
3. Bestellung wird als bezahlt markiert: System registriert die Zahlung automatisch
4. Bestätigung wird gesendet: Kunde erhält Bestellbestätigung mit Quittung
5. Sie erhalten Benachrichtigung: Administratoren werden über neue Bestellung informiert
6. Geld wird ausgezahlt: Betrag wird auf Ihr Bankkonto überwiesen

Der gesamte Prozess dauert Sekunden, und Sie müssen nichts tun, bis der Artikel geliefert wird.

Was sind die Vorteile der Automatisierung?

Kein Überverkauf

Sie können nie mehr Produkte verkaufen, als Sie auf Lager haben. Das System stoppt automatisch Verkäufe, wenn der Bestand leer ist. Keine unzufriedenen Kunden, die für Artikel bezahlt haben, die Sie nicht liefern können.

Immer aktueller Überblick

Sie wissen immer genau, wie viele Artikel Sie auf Lager haben. Kein manuelles Zählen oder Tabellen. Lagerbestände aktualisieren sich in Echtzeit und sind für alle Administratoren zugänglich.

Keine Zahlungsabstimmung

Kein Prüfen von Kontoauszügen und Abgleichen von Überweisungen mit Bestellungen mehr. Das System weiß automatisch, welche Bestellungen bezahlt sind. Sie können sich auf die Lieferung statt auf die Buchhaltung konzentrieren.

Weniger Fehler

Manuelle Handhabung führt zu Fehlern. Falsche Lagerbestände, vergessene Zahlungsregistrierungen, fehlende Nachverfolgung. Automatisierung eliminiert menschliche Fehler und gewährleistet konsistente Daten.

Zeitersparnis

Freiwillige verbringen weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit dem, was zählt: Training, Spiele und Gemeinschaft. Eine Stunde, die bei der Lagerverwaltung gespart wird, ist eine Stunde, die für die Vereinsarbeit gewonnen wird.

Was ist mit Produkten ohne Lagerverwaltung?

Sie können die Lagerverwaltung für bestimmte Produkte deaktivieren. Das ist nützlich für:

• Bestellartikel: Produkte, die Sie bestellen, wenn sie verkauft werden
• Digitale Produkte: Tickets, Mitgliedschaften, Geschenkkarten
• Unbegrenzter Bestand: Artikel, die Sie immer beschaffen können

Ohne Lagerverwaltung kann das Produkt unbegrenzt gekauft werden. Sie verfolgen den Bestand selbst und schließen manuell den Verkauf, wenn Sie ausverkauft sind.

So richten Sie automatisches Lager und Zahlung ein

1. Erstellen Sie den Webshop in Sportmember und verbinden Sie den Zahlungsempfänger
2. Erstellen Sie Produkte mit Bildern, Beschreibungen und Preisen
3. Geben Sie den Anfangsbestand für jede Variante (Größe, Farbe) an
4. Aktivieren Sie den Webshop – die Automatisierung ist jetzt aktiv
5. Wenn Artikel verkauft werden, aktualisiert sich der Bestand automatisch
6. Zahlungen werden automatisch registriert und Geld wird ausgezahlt
7. Aktualisieren Sie den Bestand, wenn Sie neue Artikel erhalten

Was passiert, wenn ein Produkt ausverkauft ist?

Wenn der Bestand null erreicht, wird das Produkt im Webshop als „Ausverkauft" angezeigt. Kunden können das Produkt sehen, es aber nicht in den Warenkorb legen. Wenn Sie den Bestand mit neuen Artikeln aktualisieren, wird das Produkt automatisch wieder verfügbar.

Sie erhalten nicht automatisch eine Benachrichtigung über ausverkaufte Artikel, aber Sie können den Lagerstatus jederzeit in der Produktübersicht sehen. Einige Vereine setzen eine Erinnerung, den Bestand wöchentlich zu prüfen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Aktualisiert sich der Bestand in Echtzeit?

Ja, der Bestand aktualisiert sich sofort, wenn eine Bestellung abgeschlossen wird. Es gibt keine Verzögerung – der Bestand wird in derselben Sekunde reduziert, in der die Zahlung genehmigt wird.

Können zwei Kunden gleichzeitig den letzten Artikel kaufen?

Nein, das System reserviert den Artikel, wenn der Kunde zur Kasse geht. Wenn zwei Kunden versuchen, den letzten Artikel zu kaufen, wird der zweite benachrichtigt, dass der Artikel ausverkauft ist.

Was, wenn ich einen falschen Bestand eingebe?

Sie können den Bestand jederzeit manuell korrigieren. Gehen Sie zum Produkt und aktualisieren Sie den Bestand. Die Änderung tritt sofort in Kraft.

Kann ich sehen, wann der Bestand aktualisiert wurde?

Ja, das System protokolliert alle Änderungen. Sie können die Bestellhistorie sehen und wann Artikel verkauft wurden, was Rückverfolgbarkeit bei Bestandsänderungen bietet.

Muss ich Zahlungen manuell registrieren?

Nein, Zahlungen werden zu 100% automatisch registriert. Wenn ein Kunde bezahlt, wird die Bestellung ohne Ihr Zutun als bezahlt markiert.

Was passiert bei Rückerstattungen?

Bei Rückerstattungen geht das Geld automatisch an den Kunden zurück. Der Bestand wird jedoch nicht automatisch aktualisiert – Sie müssen den Artikel manuell zum Lager hinzufügen, wenn er in verkaufsfähigem Zustand zurückgegeben wird.

Kann ich die automatische Lagerverwaltung deaktivieren?

Ja, für jedes Produkt können Sie wählen, ob die Lagerverwaltung aktiv sein soll. Ohne Lagerverwaltung kann das Produkt unbegrenzt verkauft werden.

Funktioniert es mit verschiedenen Größen?

Ja, der Bestand wird pro Variante verwaltet. Jede Größe und Farbe hat ihren eigenen Bestandszähler, sodass Sie 5 Stück in Größe S und 0 in Größe L haben können.